Généralité

• Outil de gestion des ressources humaines, de calcul des éléments de paie et des déclarations sociales et fiscales ;
• Une base de données du personnel (incluant les informations essentielles servant à suivre le dossier de chaque membre du personnel) ;
• L’adaptabilité à toutes les législations sociales et fiscales applicables ;
• Des outils de gestion de carrière (suivi des évènements) ;
• Des outils de calcul et d’édition automatique du contenu de la paie, des déclarations sociales et fiscales ;
• Conception et édition d’outputs personnalisés ;
• Intégration avec la comptabilité.

Codifications

• Personnalisation des agrégats figurés dans les dossiers du personnel (état civil, catégories professionnelles, niveaux d’études, etc.) ;
• Personnalisation du contenu et des éléments de calcul de la paie, pour adaptation à tous les cas de figure, avec la possibilité de re-paramétrage au niveau utilisateur en cas de changements (de législation, de taux, de mode de calcul, etc.) :
   - Tous types d’éléments entrant dans le calcul des rubriques de la paie (valeurs, taux, formules, conditions, barèmes, dates, bases de calcul, …) peuvent être personnalisés comme « variantes » :
   - Paramétrage au début des variantes spécifiques au pays, ou même pour certains éléments spécifiques, à l’entité pour une souplesse d’adaptation du système à tous les cas possibles;
   - Sélection personnalisable des éléments qui seront figurés dans les bulletins et états de paie, dont les contenus seront définis / calculés à partir des variantes correspondantes.

Gestion administrative du personnel
• Alimentation du dossier de chaque membre du personnel :
   - Saisie des fiches du personnel incluant l’état-civil, les dates-clés liées au contrat, les informations liées au salaire;
   - Saisie de l’historique des évènements ou de toute information pertinente liée à la vie professionnelle, influençant ou non le calcul de la paie (congés, formations, sanctions, etc.);
   - Retraçage dans des outputs dédiés de l’historique des évènements liés à chaque membre du personnel.

Traitement et édition de la paie et déclarations
• Calcul automatique et édition des éléments de paie et des déclarations fiscales et sociales via les éléments paramétrés dans les variantes;
• Prise en compte des opérations spécifiques à chaque mois, en plus ou en complément des variantes stables reprises des codifications, avant le calcul de la paie;
• Possibilité de personnaliser les outputs par groupe / type de personnel impliquant des travaux de modélisation du contenu des outputs pour chaque type.

Généralités

• Système conçu pour répondre aux normes du SYSCOHADA et de l’OCAM en matière de production des états financiers ;
• S’adresse à toutes les structures (entreprises, projets, agences) et acteurs participant à l’élaboration et à la validation des états financiers (DAF, RAF, comptables, auditeurs et contrôleurs internes…).

Fonctionnalités

• Avec l’option SYSCOHADA, permet à partir d’une balance, de générer de façon rapide et conviviale :
   - Le bilan ;
   - Le compte de résultats ;
   - Les tableaux TAFIRE et tous les autres états annexes.
• Avec l’option OCAM, permet à partir d’une balance, de générer de façon rapide et conviviale :
   - Le tableau des soldes caractéristiques de gestion ;
   - Le tableau de passage aux soldes des comptes patrimoniaux ;
   - Le bilan ;
   - Le tableau de financement ;
   - Le tableau d’évolution du fonds déroulement.
• Disponibilité d’un module fiscalité qui permettra de produire les états en limitant tous les risques fiscaux auxquels l’entité pourrait avoir à faire face.
• Sortie d’états de contrôle (une centaine de contrôles automatisés) qui permettent de mettre en relief les incohérences constatées dans la liasse fiscale.

Comptabilité Générale

Saisie unique (sans redondances) permettant l’alimentation de tout output lié aux réalisations :
• Imputations comptables pour alimentation du contenu des éditions légales ;
• Imputation des dépenses ou décaissements sur les axes de gestion analytique et budgétaire ;
• Alimentation de l’information liée à l’exécution financière des marchés et engagements ;
• Option de saisie en parallèle des fiches d’immobilisations;
• Option de génération automatique d’écritures à partir d’autres modules (marchés, gestion du patrimoine, trésorerie, paie…) ;
• Possibilité de prédéfinition de schémas d’écritures;
• Lettrage des comptes ;
• Rapprochement bancaire (monnaie de comptabilisation ou devise);
• État d’arrêté de caisse;
• Possibilité de préformatage et d’édition automatique d’ordres de paiements;
• Activation en option de la gestion des échéances;
• Activation en option de la gestion de trésorerie.

Outputs Analytiques

• Tableaux détaillant ou synthétisant les coûts financiers des réalisations de l’entité :
   - détail des réalisations compilant les ventilations comptables analyticobudgétaires,
   - tableaux synthétiques en ligne ou croisés.
   - Tableaux de suivi de consommation de certains postes de dépenses (associés à des comptes auxiliaires);

• Possibilité d’automatisation des ventilations de dépenses ou de réaffectation (imputation secondaire);
• Activation en option d’outils de calcul des coûts analogues à la comptabilité analytique des entités commerciales.

Suivi budgétaire engagements
• Adaptation de la configuration de saisie et de suivi selon les axes et niveaux d’analyses souhaités ;
• Outils de collecte et de valorisation des besoins pour informatisation du processus d’arbitrage budgétaire en option ;
• Tableaux d’édition du budget avec différentes combinaisons et agrégations (simple ou comparatif) ;
• Tableaux de suivi budgétaire par combinaison des axes d’analyse et intégrant :    - Le contenu de la programmation ;
     - La valorisation des réalisations effectives ;
     - La prise en compte d’engagements non encore réalisés mais nécessitant la mobilisation des ressources correspondantes dans le budget afin de les honorer ;
     - Outils de réallocation budgétaire ;
     - Possibilité de clôture du budget ;
     - Calcul de reliquat et de taux d’exécution budgétaire.

Suivi des décaissements et autres tableaux

• Mêmes fonctionnalités de monitoring budgétaire ou analytique sur la base des décaissements ;
• Définition et restitution d’outputs personnalisables reprenant tous les aspects des agrégats financiers dans un tableau de bord synoptique.
•    - Calcul de reliquat et de taux d’exécution budgétaire.

Suivi des marchés et engagements

• Alimentation dans le système des informations prévisionnelles liées aux marchés et engagements ;
• Réalisations (décomptes, décaissements) liées aux marchés et engagements retracées automatiquement à partir des saisies comptables correspondantes ;
• Tableaux de suivi de l’exécution financière des marchés et engagements ;
• Autres fonctionnalités : suivi des garanties et assurances, rattachement des documents électroniques liés aux marchés, renseignement d’autres informations pertinentes.

Suivi des conventions états financiers standard suivi des conventions intermédiaires

• Alimentation des informations liées aux conventions de financement ;
• Traitement automatisé des informations liées aux obligations de justifications auprès des bailleurs ;
• Intégration des procédures de tous les principaux bailleurs multilatéraux (Banque Mondiale, Union Européenne, Banque Africaine de Développement, Système des Nations-Unies : FIDA, Global Funds, BID, etc.) :
   - Formats d’outputs reprenant les spécifications documentées dans les directives des bailleurs ;    - Implémentation systématique des mises à jour dans le système pour respect des directives des bailleurs ;    - Possibilité de sortie des outputs en différentes monnaies de suivi.    - Contenu des outputs exigés renseigné automatiquement à partir des données préalablement saisies (comptabilité, budget, marchés) ;    - Matérialisation dans le système de tout le processus de production et de validation de l’information auprès de l’entité ou du bailleur destinataire ;    - Tableaux de suivi de l’exécution.

États financiers standard

• Formats des tableaux (bilan, compte de résultat, tableau des emplois et ressources) conformes aux normalisations comptables généralement reconnues, avec des rubriques paramétrables par les utilisateurs pour adaptation aux exigences locales et aux spécificités de l’entité ;
• Codification des rubriques à partir des fourchettes de comptes, de sous-totaux, de formules définis par les utilisateurs ;
• Possibilité de personnaliser plusieurs modèles de tableaux au niveau des rubriques selon leurs destinataires ;
• Outils de contrôle de cohérence de contenu des états ;
• Tableaux spécifiques de définition et de calcul de ratios avec possibilité de prédéfinition des interprétations selon les résultats de calcul obtenus.

Tableaux financiers intermédiaires

• Tableaux permettant de mesurer le degré d’exécution financière des activités de l’entité sur une période donnée et cumulées depuis le début :
   - Multiples formats de présentation selon les choix stipulés par les bailleurs ;
   - Choix de période : mois, trimestre, quadrimestre, semestre, année, libre.
• Automatisation de sortie d’outputs financiers :
   - Tableaux d’analyse de flux financiers ;
   - Tableaux d’utilisation des fonds figurant le degré d’exécution des activités ;
   - Tableaux prévisionnels basés sur la programmation budgétaire ;
   - Tableaux de justification des soldes des comptes désignés ;
   - Tableaux de relevés de dépenses.
• Possibilité de saisie directe de l’information de mesure d’exécution physique, pour comparaison avec l’exécution financière, et restitution de celle-ci suivant des formats standardisés.

Codifications

• Intégration de fonctionnalités multidevises ;
• Option de double libellé (deux langues différentes enregistrées en parallèle).
• Codifications comptables standard :
   - Multi-exercices ;
   - Plan comptable adaptable à toute normalisation ;
   - Plan des tiers rattachés aux comptes collectifs.
• Plan des journaux ; Jusqu’à quatre plans de gestion avec des nomenclatures, niveaux et formats personnalisables selon les besoins de l’entité ;
• Jusqu’à quatre plans auxiliaires rattachés aux plans de gestion (mêmes possibilités de personnalisation) ;
• Codification des sources de fonds (bailleurs, financements, catégories, sous-catégories en option);
• Gestion des cofinancements par ventilation automatique.

Généralités

• Système d’information décisionnelle utilisant notamment des procédés de suivi-évaluation, dont le contenu sera modulé suivant les attentes au niveau de l’entité utilisatrice;
• Des méthodes de codifications permettent de bien définir les types de de données à exploiter;
• Système d’aide à la programmation technique et temporelle (en plus de la programmation financière dans Tom²Pro);
• Collecte et alimentation des données de réalisations;
• Alimentation des éléments narratifs, notamment ceux supportant les résultats;
• Système d’affichage sur écran d’un choix à définir par l’utilisateur d’informations essentielles de pilotage de l’entité;
• Sortie de différents outputs sous forme de tableaux, graphiques, diagrammes, narratifs ou combinaisons de ces éléments.

Codifications
Intégration des codifications partagées avec les autres modules de gestion (possibilités d’affinage par ajout de niveau plus détaillé pour un suivi plus pointu) ; Définition par l’utilisateur du contenu de l’information de suivi technique sous forme d’indicateurs quantitatifs ou qualitatifs, à rattacher aux agrégats à mesurer, par exemple :
• Appréciation du degré d’avancement des activités (plan analytique) ;
• Mesure du degré d’atteinte des objectifs (cadre logique) ;
• Analyse des risques…
Possibilité de définition de contenus de bases de données annexes complétant les informations d’analyse (exemple : base de données des acteurs pour renseigner les informations liées aux responsabilités et à l’exécution).

Outils de planification
Suivant les axes d’analyse activés au niveau de la codification, alimentation dans le système :
• De la programmation technique (mesure de performance, mesure d’impact, mesure des risques…) ;
• De la planification temporelle (calendrier prévisionnel) ;
• Prise en compte de la programmation financière (normalement reprise automatiquement de l’outil de gestion financière).
Sortie d’états de collecte liée à la planification, pour support d’alimentation des réalisations ; Possibilité d’activation au niveau du planificateur temporel de messages de rappel liés à des points importants.

Suivi des réalisations

Alimentation des données de réalisations techniques suivant des périodicités prédéterminées lors de la codification ; Alimentation du calendrier de réalisation « en temps réel » ;
Possibilité d’importation (sous conditions) de données de réalisation collectées sur d’autres supports (fichiers texte);
Édition des tableaux de suivi des réalisations comparées à la planification.

Éléments narratifs
Alimentation dans le système des commentaires narratifs accompagnant ou interprétant les éléments sortis au niveau des différents tableaux de suivi ;
Édition de rapports au contenu préformaté par l’utilisateur pouvant reprendre automatiquement les différents inputs ou résultats de traitements ;
Autres inputs narratifs pour constitution de bases de données consultables correspondantes et pour intégration dans des éléments de suivi spécifiques.

Tableau de bord

Affichage à l’écran d’accueil d’un choix d’informations compilées par le système (tableaux, graphiques), présélectionnées par l’utilisateur du fait généralement de leur caractère primordial, pour un suivi « au jour le jour »; Outputs imprimables ou exportables sous différents formats: tableaux (techniques), chronogrammes (temporels), combinaisons (synthèse)

Généralités

• Système de gestion calendaire et de suivi d’exécution du plan de passation de marchés, incluant tous les outils permettant de retracer toutes les étapes de suivi;
• Codification dans le système des différents constituants de procédures de passation de marchés (législation liée aux marchés publics, Contenu du plan de passation de marchés automatiquement cadré avec les procédures formalisées dans les modélisations;
• Système personnalisable par les utilisateurs de rappel des étapes critiques à des dates et heures prédéfinies;
• Support électronique en option du suivi calendaire par des éléments narratifs ou documentaires;
• Édition de différents outputs de suivi incluant des exigences des bailleurs de fonds en matière de reporting périodique.

Codifications

• Enregistrement de tous les agrégats de suivi des passations de marchés ;
• Types de marchés et méthodes de passation reprenant les éléments de législation ou les directives des bailleurs en matière de passation de marchés ;
• Codification de l’attribution des responsabilités ;
• Modélisation des processus de passation de marchés par combinaison des axes de suivi avec les phases et délais théoriques de réalisation ;
• Option de rattachement aux phases des versions électroniques des documents-types.

Programmation : plan de passation de marchés

• Assistance à la génération rapide et automatique du plan de passation par application des modèles théoriques aux éléments de programmation, avec la possibilité de réajustements manuels ;
• Activation par l’utilisateur d’un planificateur affichant des messages de rappel liés aux passations en cours ;
• Output : plan calendaire de passation de marchés figurant des données, avec en option une check-list des documentations nécessaires à chaque étape.

Réalisations

• Saisie commentée des dates de réalisations des étapes de passation de marchés ;
• Saisie des informations d’attribution de marchés, intégrées par basculement dans les autres outils développés par la société Tomate, qui permettent de suivre l‘exécution.

Généralités

• Système de gestion de contrats de maîtrise d’œuvre déléguée, de micro-projets, ou d’autres engagements similaires ;
• Des outils d’identification des projets avec des critères techniques et financiers ;
• Un système d’enregistrement des résultats d’arbitrage (acceptation, rejet, mise en attente) de chaque microprojet ;
• Un outil d’appréciation de l’avancement de l’exécution de chaque micro-projet à travers le suivi d’indicateurs ;
• Un outil d’évaluation par mesure de critères normalisés en aval de l’achèvement.

Codifications

• Reprise des paramètres standards communs à tous les modules développés par la société Tomate (codification de l’entité, monnaies, etc.) ;
• Personnalisation des éléments de suivi spécifique à la gestion des micro-projets :
   - Adaptation du vocabulaire utilisé au contexte spécifique de chaque entité ;
   - Codification personnalisée des autres agrégats de suivi (localisation, méthodes de consultation, secteurs d’activité, etc.) ;
   - Définition d’indicateurs permettant d’apprécier soit l’avancement de l’exécution des micro-projets, soit l’évaluation de ce dernier à l’issue de sa complète exécution.

Gestion des requêtes

• Saisie dans le système de la liste des requêtes ou demandes de financement de microprojets ;
• Retraçage dans le système des résultats commentés d’analyse des requêtes (approuvée, rejetée, mise en attente) ;
• Saisie de l’information liée aux requêtes acceptées (accord de financement, échéanciers de règlements, etc.).

Mise en œuvre des micro-projets

• Suivi de l’octroi de fonds par tranches ;
• Suivi dans le système de l’exécution physique des micro-projets mesurée à partir des indicateurs associés;
• Rapport et commentaires étayant les réalisations.

Évaluation post-achèvement

• Évaluation des microprojets terminés à partir de critères normalisés définis dans des indicateurs.

Outputs

• Visualisation dans des tableaux synthétiques croisés de l’information des micro-projets, avec une fonctionnalité de présélection par renseignement de critères de recherche.